Функционал РОПа. Проверьте руководителя отдела продаж прямо сейчас.

Руководитель отдела продаж (РОП) — это стратег и лидер. Его задача — превращать амбициозные цели бизнеса в понятные и выполнимые шаги для команды менеджеров по продажам.

Хороший РОП — это не просто «дирижер», он активно участвует во всех процессах, которые ведут к росту дохода компании. Начиная от разработки стратегии и заканчивая обучением сотрудников.

Если вам кажется, что РОП просто пишет отчеты, а продаж как не было, так и нет, значит нужно срочно действовать. Заменить РОПа или пересобрать весь отдел. Так как большинство РОПов — это бывшие менеджеры по продажам, которые выросли в компании, они нередко превращаются в администраторов. А ведь их главная задача — приводить деньги в бизнес.

В этой статье вы узнаете, как же правильно определить функционал руководителя отдела продаж, проведя грамотный аудит.

Функции РОПа: от стратегии к ежедневным задачам
Чтобы понять, насколько ваш РОП эффективен, важно знать, что он должен делать. Разделим его обязанности на несколько уровней: ежедневный, еженедельный, ежемесячный и регулярный функционал.

Ежедневные задачи

1. Утренняя планерка. Обычно планерка длится 15-20 минут, во время которой команда ставит себе планы на день. Например, обработать 100 заявок и сделать 20 продаж на 2 000 000₽. Цель РОПа — сфокусировать команду и замотивировать ее на достижение плана продаж.
2. Написание регламентов. Менеджеры по продажам, особенно новички, регулярно задают одинаковые вопросы и отвлекают РОПа. Чтобы сэкономить время и нервы, руководителю важно написать небольшие регламенты о том, как решать повторяющиеся проблемы, а также ответы на регулярно повторяющиеся вопросы сотрудников.
3. Короткая обратная связь каждому менеджеру. Руководитель должен уметь выстраивать с командой диалог. Конструктивная обратная связь о том, что менеджеру можно улучшить, помогает не только завязать диалог, но и показать вовлеченность РОПа в общее дело.
4. Контроль работы менеджеров по продажам: проверка звонков и переписок с клиентами, контроль заполнения CRM-системы и выполнения задач.
5. Вечерняя планерка. Обсуждение фактических результатов за день: сколько заявок удалось обработать, сколько оплат и выставленных счетов, удалось ли выполнить план на день, а если нет, то что помешало это сделать.

Еженедельные задачи

1. Обучение команды. Каждую неделю РОП делится своими знаниями с командой, чтобы менеджеры могли решать возникающие при работе проблемы самостоятельно. Например, можно провести анализ звонка с проблемным клиентом или разобрать обучающее видео по продажам. Важно, чтобы обучение было практическим, а не абстрактным.
2. Индивидуальные беседы с менеджерами. Если менеджер не выполняет план продаж, то дело может быть в личных моментах: проблемах в семье или со здоровьем. В этот период РОПу следует поддержать сотрудника и помочь ему найти мотивацию для дальнейшей работы.
3. Совещание с командой и руководством. Подведение итогов недели и планирование задач на следующую неделю.
4. Анализ конкурентов. Хороший РОП всегда держит руку на пульсе и знает, как обстоят дела у конкурентов. Какие каналы продаж они используют, какие технологии внедряют и как быстро связываются с клиентами. В сборе информации могут участвовать менеджеры.
5. Отчеты для руководства. Еженедельные отчеты позволяют понять, какую работу проделал отдел продаж, почему удалось или не удалось выполнить недельный план и почему в отделе работают именно эти сотрудники.

Ежемесячные задачи

1. Подведение итогов месяца. Подробный отчет о том, как был выполнен план продаж или почему его не выполнили. Награждение лучших сотрудников, похвала на общем собрании или указание на точки роста. В результате вся команда будет в курсе планов компании, а собственники получать прозрачный анализ работы отдела продаж.
2. Анализ ключевых показателей (KPI): выполнение плана продаж, конверсия заявок в покупки, средний чек, скорость обработки заявок, количество активных клиентов и их LTV (пожизненная ценности клиента). В каждом бизнесе свои приоритеты и KPI могут отличаться.
3. Планирование на следующий месяц. РОП должен четко знать, какие задачи стоят перед командой, и распределить их таким образом, чтобы каждый сотрудник понимал свою роль. Например, если нужно увеличить продажи на 20%, значит эта цифра отражается в плане продаж каждого менеджера.

Регулярные задачи

1. Адаптация новых сотрудников. Текучка кадров в отделе продаж — обычная ситуация. Поэтому РОП может разработать карту продукта, должностную инструкцию и историю компании. Эта информация поможет новым сотрудникам понять свои основные обязанности и включиться в рабочий процесс.
2. Разработка скриптов продаж. Скрипты продаж создаются для каждого нового продукта. Если их нет, то менеджеры по продажам начинают давать клиентам разобщенную информацию, что негативно сказывается на имидже компании.
3. Корректировка действующих скриптов продаж. Условия рынка, продукты и их восприятие клиентами постоянно меняются. Поэтому РОПу необходимо регулярно обновлять скрипты продаж. Например, если конкуренты демпингуют рынок и клиенты об этом знают, то не стоит говорить, что цена самая выгодная на рынке. Клиенты будут думать, что их обманывают и вряд ли станут сотрудничать с компанией.

Как видите, обязанности РОПа гораздо шире, чем создание плана продаж и его выполнение. А конечным ценным продуктом (ЦКП) руководителя являются: деньги на расчетном счету компании от клиентов и норма прибыли в соответствии с планом продаж. Причем руководитель выполняет свой ЦКП руками менеджеров, а это еще один ценный продукт.

Роль РОПа в компании невозможно недооценивать. Потому что настоящий профессионал, который контролирует не только цифры, но и рабочие процессы, выполняет следующие функции:

1. Участвует в разработке стратегии компании и планов развития.
2. Декомпозирует стратегию компании на краткосрочные действия и доводит их до сотрудников отдела продаж.
3. Регулярно собирает аналитические данные о рынке, клиентах и конкурентах. Передает все данные собственнику компании вместе с анализом.
4. Занимается оперативным управлением линейным персоналом. Проводит ежедневные, еженедельные, ежемесячные и ежеквартальные мероприятия.
5. Планирует работу отдела продаж и помогает

Как оценить работу РОПа?
Оценивать РОПа нужно не только по количеству выполненных задач, но и по качеству процессов, которые он выстраивает. Вот как это сделать:
1. Регулярно анализируйте показатели.
Сравнивайте текущие KPI с предыдущими периодами, чтобы понять динамику. Например, количество новых клиентов может увеличиться, но продажи останутся на том же уровне. Если на протяжении трех и более месяцев наблюдается негативная динамика, необходимо задуматься о смене руководителя.

2. Сравните результаты с рыночными стандартами.
Например, если в вашей отрасли средняя конверсия — 15%, а ваш РОП удерживает её на уровне 10%, есть над чем задуматься.

3. Оценивайте влияние на команду.
РОП — это производитель продавцов. Посмотрите, как его работа влияет на рост навыков и продуктивности сотрудников. Если личный план менеджеров растет и они начинают больше продавать — это заслуга руководителя.

Для того чтобы вы могли провести качественный аудит работы своего руководителя, мы подготовили для вас чек-лист, в котором подробно описаны все обязанности РОПа, бизнес-процессы, которые он создает, должностная инструкция и его функционал.

Оставьте заявку, чтобы получить эффективный инструмент для оценки РОПа и убедиться, что он соответствует требованиям вашего бизнеса.

Работа РОПа — это не просто управление отделом или администрирование, а глубокое вовлечение в бизнес-процессы, регулярный контроль и развитие команды. Если вы хотите, чтобы ваш РОП помогал увеличить доход компании, а не был балластом, проверяйте его работу регулярно. Ориентируйтесь не только на цифры, но и на качество работы, а также влияние руководителя на климат в команде.

Хотите узнать, соответствует ли ваш РОП высоким корпоративным стандартам? Получите наш чек-лист для самостоятельного аудита!